Nous assistons progressivement à la segmentation et à la structuration de diverses expertises dans le monde. Les connaissances se sont graduellement ramifiées et se sont classifiées dans leurs domaines respectifs, ce qui nécessite un suivi et une gestion spécifique. C’est ce qu’on entend par ingénierie documentaire…
L’ingénierie documentaire doit respecter certaines normes précises régissant son fond et sa forme. Pour utiliser au mieux les organisations internes et externes, une entreprise doit, en réalité, éditer des documents spécifiques relevant des règles strictes afin de couvrir de manière exhaustive toutes les fonctions d’un objet. En choisissant l’ingénierie documentaire, vous bénéficierez d’une meilleure organisation au sein d’une production.
Ingénierie documentaire pour améliorer la documentation classique
Avant, la documentation était un manuel fourni obligatoirement à la livraison de l’équipement. Mais aujourd’hui, son format a beaucoup évolué. L’ingénierie documentaire est conçue principalement de façon électronique. Elle devient, de ce fait, accessible sur Internet et permet de s’adapter facilement aux différents supports sur lesquels on souhaite la diffuser. L’ingénierie documentaire garantie aujourd’hui une plus grande interactivité avec le client final. L’utilisateur du produit accède plus aisément à l’information par des requêtes et des filtres dynamiques. On peut désormais affirmer que demain, la documentation intégrera de nouvelles technologies comme le machine learning ou la réalité virtuelle. Ainsi, les services après-vente des entreprises doivent déjà anticiper et s’adapter à ces évolutions. Il devient donc crucial de réexaminer chaque processus de production documentaire afin de mettre en avant une nouvelle ingénierie permettant d’améliorer sa qualité, de faciliter son usage et d’envisager l’apport de nouveaux formats de contenus comme la 3D ou la vidéo.
Par ailleurs, les méthodes de développement de documentation peuvent être liées à chaque type de document. Mais il faut gérer la documentation générée et être en mesure de suivre les diverses étapes de production et son processus de révision à différents niveaux. Un autre élément partagé par ces projets est le fait qu'ils ont un lecteur qualifié considéré comme client final. Ils doivent apporter à cet utilisateur final les informations fiables selon sa demande, qu'il s'agisse d'une documentation technique (avion, système complexe ou matériel industriel) et d'un catalogue d'e-commerce. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site adam.4dconcept.fr.
Un cadre plus structuré grâce à l’ingénierie documentaire
Lorsqu’il s’agit d’ingénierie documentaire, il convient de se référer à la conception de contenu formel. Il faut utiliser un support d’intelligence artificielle (IA) pour créer des documents structurés en capturant et en identifiant en temps réel les données particulières de façon à ce que les professionnels puissent se servir des rapports techniques contenus dans lesdites données. Le logiciel de gestion électronique de différents documents réunit les données liées et prélève de manière automatique le document relatif à une situation particulière. Le procédé de la conception documentaire est, en effet, encadrée par de nombreuses règles nommées « la spécification ». Cette norme est définie préalablement par un organisme international ou un service interne de l’entreprise. Par exemple, dans le domaine aéronautique, certaines normes sont très répandues telles que l'ATA, la S1000D ou encore la DITA. L’ingénierie documentaire régissant ces normes permet de fournir, une structure pour la documentation de l’entreprise. Mais elle apporte aussi des règles de rédaction, d’échange ainsi qu’un cadre adapté de mise en page. Pour les contenus textuels, il est toujours conseillé de privilégier le format XML. La structure est produite sous forme de fichier de type Doctype (DTD) ou XML Schema (XSD). Tandis que pour les autres formats, comme la vidéo ou les images, la spécification de l’ingénierie documentaire impose les règles à suivre.
Outre la structure, l’ingénierie documentaire et sa spécification permettent également de contrôler la façon dont le fond documentaire est rédigé.
Avantages de recourir à l’ingénierie documentaire
La normalisation jouant un rôle clé dans la compétitivité et la performance, ce pôle 2 se concentre sur plusieurs normes et standards de base en matière de documentation et de documents techniques. L'ingénierie documentaire peut établir un langage commun entre les divers acteurs du marché pour faciliter la diffusion des documents que l’entreprise souhaite partager. Elle permet aussi d’harmoniser les pratiques et de déterminer des niveaux de sécurité, de qualité, et de comptabilité. Pour les ingénieurs en documentation, le défi principal consiste premièrement à proposer un contenu de bonne qualité, efficace et exploitable, permettant aux utilisateurs finaux de se servir de cet outil dans de bonnes conditions et de la meilleure façon possible.